Materi Pengelolaan Dokumen Kelas 8

Pengelolaan Dokumen 

1.    Membuat dan Menyimpan Dokumen

Saat pertama kali membuka Microsoft Word 2013, nama file yang tertera pada bagian atas tampilan Microsoft Word 2013 adalah Document1. Nama ini merupakan bawaan dari Microsoft Word 2013 (default name).

Nama file tersebut dapat diubah dengan nama lain sesuai dengan keinginan kita, misalnya Latihan1.

Misalnya, akan mengubah nama Documen1 dengan nama Latihan1. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengubah nama file tersebut adalah sebagai berikut:

1.   Klik menu File.

2.   Klik Save, sampai muncul kotak dialog Save As.

3.   Pada Save in, pilih folder yang akan digunakan sebagai tempat menyimpan file. Misalnya, file akan disimpan pada Local Disk (D:).

4.   Pada File name tuliskan “Latihan1”. Kemudian, klik Save atau tekan tombol Enter.

5.   Nama filemu telah berubah menjadi Latihan1.

Proses seperti itu disebut juga sebagai proses menyimpan dokumen pengolahan kata. Cara lain yang dapat digunakan adalah dengan mengklik ikonpada toolbars Standard.

Jika ingin membuat dokumen pengolahan kata yang lain, kamu dapat membuat dokumen baru (new document) dari dokumen yang sedang dikerjakan. Untuk memulai dokumen baru, langkah yang dapat dilakukan adalah:

1)    Klik menu File pada menu bar, kemudian pilih New.

2)    Pada jendela sebelah kanan akan muncul pilihan New Document, kemudian pilih Blank document.

3)    Dokumen baru akan muncul dan siap untuk digunakan.

Cara lain untuk membuat dokumen baru pada Microsoft Word 2003 adalah (dapat dipilih salah satu):

a)    Klik ikon(New Document ) pada toolbars Standard.

b)    Tekan dan tahan tombol Ctrl, kemudian tekan tombol N pada keyboard (Ctrl + N).

2.    Membuka Dokumen yang Tersimpan

Dokumen yang telah disimpan di dalam komputer, sewaktu-waktu dapat digunakan atau diedit dengan membukanya kembali. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membukanya adalah:

a)    Klik menu File, kemudian klik Open. Atau dengan menekan dan menahan tombol Ctrl, kemudian tekan tombol O pada keyboard (Ctrl + O).

b)    Setelah muncul kotak dialog Open, pilih Computer, kemudian Browse dan pilih dokumen yang akan dibuka.

Setelah membuka dokumen tersebut, kamu dapat menambahkan teks, mengedit, dan melakukan perubahan lainnya sesuai dengan keperluan. Untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan, save kembali dokumen tersebut. Jika ingin menyimpan file dengan nama yang berbeda, langkah- langkahnya adalah:

a)    Klik menu File.

b)    Klik Save As.

c)    Ganti nama filenya dengan Latihan 3.

File “Latihan2” akan tersimpan dengan nama file yang berbeda, yaitu “Latihan3”.

3.    Pengaturan Dokumen

Dokumen pengolahan kata yang dibuat dapat diatur sesuai dengan kebutuhan, misalnya ukuran kertas (A4, letter, A5, dan B5), margin atau batas teks dari tepi kertas, dan layout atau tampilan dokumen. Untuk mengatur dokumen pengolahan kata yang dibuat, Klik menu PAGE LAYOUT.

Berikut ini adalah beberapa pengaturan dokumen yang dapat dilakukan pada Microsoft Word 2013.

a.   Pengaturan pada Tab Margins

Pada tab Margins, dapat dilakukan beberapa pengaturan berikut ini.

1)    Margin

Untuk mengatur margin kertas, dapat mengetikkannya pada bagian yang tersedia. Perhatikan contoh berikut.

2)    Orientasi kertas

Yang dimaksud dengan orientasi kertas di sini adalah memanjang ke bawah atau menyamping. Perhatikan gambar berikut ini agar dapat memahaminya.

Jika memilih Portrait, orientasi kertas dokumen akan memanjang ke bawah. Sedangkan,memilih Landscape, orientasi kertas dokumen akan memanjang ke samping. 

b.   Pengaturan pada Tab Paper

Perhatikan tab Paper pada kotak dialog Page Setup berikut ini.

Pada tab Paper, dapat melakukan pengaturan ukuran kertas yang digunakan untuk dokumen pengolahan kata. Misalnya, akan menggunakan kertas berukuran A4, maka pilih A4 pada Paper size.

Selain itu dapat menggunakan ukuran kertas yang lain sesuai dengan kebutuhan, misalnya letter, legal, A5, executive, B5, envelopes, A6, post card, atau bahkan ukuran yang ditentukan sendiri (custom size).

c.   Pengaturan pada Tab Layout

Pada tab Design, dapat menambahkan page border (bingkai pada kertas kerja). Perhatikan contoh lembar kerja pada Microsoft Word 2013 yang menggunakan page border berikut ini.

Berikut cara untuk menambahkan page border pada lembar kerja :

1.    Klik tab Design, kemudian pilih Page Border

2.    Pilih salah satu border yang akan digunakan.

3.    Lakukan setting pada style, color, width dan art sesuai keinginan.

4.    Setelah selesai klik OK.